Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 05 octobre 2024
CanRMT s’engage à protéger les renseignements personnels que lui confient ses membres. Nous gérons vos renseignements personnels conformément à la Personal Information Protection Act de l’Alberta et aux autres lois applicables. La présente politique décrit les principes et les pratiques que nous suivons pour protéger vos renseignements personnels.
Cette politique s’applique à CanRMT et à toute personne fournissant des services en son nom. Un exemplaire de cette politique est fourni à tout membre qui en fait la demande.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?
Les renseignements personnels sont des renseignements concernant une personne identifiable. Il peut s’agir du nom, de l’adresse et du numéro de téléphone du domicile, de l’âge, du sexe, de la situation de famille, d’un numéro d’identification, d’informations financières, des antécédents scolaires, etc.
Quelles sont les informations personnelles que nous recueillons ?
Nous ne recueillons que les informations personnelles dont nous avons besoin pour fournir des services à nos clients, y compris les informations personnelles nécessaires pour :
fournir les produits et services demandés
envoyer des informations sur l’adhésion à l’association
Nous recueillons normalement les informations personnelles de nos clients directement auprès de nos membres. Nous pouvons recueillir vos informations auprès d’autres personnes avec votre consentement ou dans la mesure où la loi l’autorise.
Nous informons nos membres, avant ou au moment de la collecte des informations personnelles, des raisons pour lesquelles nous recueillons ces informations. La seule fois où nous ne fournissons pas cette notification est lorsqu’un membre fournit volontairement des informations dans un but évident (par exemple, en produisant une carte de crédit pour payer une cotisation alors que les informations ne seront utilisées que pour traiter le paiement).
Consentement
Nous demandons le consentement pour collecter, utiliser ou divulguer les informations personnelles des clients, sauf dans des circonstances spécifiques où la collecte, l’utilisation ou la divulgation sans consentement est autorisée ou requise par la loi. Nous pouvons présumer de votre consentement dans les cas où vous fournissez volontairement des informations dans un but évident.
Nous présumons de votre consentement pour continuer à utiliser et, le cas échéant, à divulguer les informations personnelles que nous avons déjà collectées, aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Nous vous demandons votre consentement explicite à certaines fins et pouvons ne pas être en mesure de vous fournir certains services si vous n’êtes pas disposé à consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de certaines informations à caractère personnel. Lorsqu’un consentement exprès est nécessaire, nous demandons normalement aux clients de le donner oralement (en personne, par téléphone) ou par écrit (en signant un formulaire de consentement).
Dans les cas où il ne s’agit pas d’informations personnelles sensibles, nous pouvons nous appuyer sur le consentement « opt-out ». Par exemple, nous pouvons divulguer vos coordonnées à d’autres organisations dont nous pensons qu’elles peuvent vous intéresser, à moins que vous ne nous demandiez de ne pas divulguer vos informations. Vous pouvez le faire en cochant la case appropriée sur notre formulaire de demande ou en téléphonant à notre numéro local/numéro gratuit.
Un membre peut à tout moment retirer son consentement à l’utilisation et à la divulgation d’informations personnelles, sauf si ces informations sont nécessaires pour que nous puissions remplir nos obligations légales. Nous respecterons votre décision, mais il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains produits et services si nous ne disposons pas des informations personnelles nécessaires.
Nous ne pouvons collecter, utiliser ou divulguer les informations personnelles des clients sans leur consentement que dans la mesure où la loi nous y autorise. Par exemple, nous pouvons ne pas demander de consentement lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation vise à déterminer l’aptitude à recevoir une distinction honorifique ou un prix, ou en cas d’urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité.
Comment utilisons-nous et divulguons-nous les informations personnelles ?
Nous utilisons et divulguons les informations personnelles des clients uniquement dans le but pour lequel elles ont été collectées, sauf si la loi l’autorise. Par exemple, nous pouvons utiliser les coordonnées des membres pour envoyer des courriels.
Si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos informations personnelles à de nouvelles fins commerciales, nous vous demanderons votre consentement. Il se peut que nous ne demandions pas votre consentement si la loi l’autorise (par exemple, la loi autorise les organisations à utiliser des informations personnelles sans consentement dans le but de recouvrer une dette).
Qu’est-ce qu’une information personnelle sur un employé ?
Les informations personnelles relatives à un employé sont des informations personnelles concernant un employé ou un bénévole qui sont collectées, utilisées ou divulguées uniquement dans le but d’établir, de gérer ou de mettre fin à une relation de travail ou à une relation de travail bénévole. Les informations personnelles relatives à un employé peuvent, dans certaines circonstances, inclure un numéro d’assurance sociale, une évaluation des performances, etc.
Nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer les informations personnelles vous concernant sans votre consentement uniquement dans le but d’établir, de gérer ou de mettre fin à une relation d’emploi ou de bénévolat. Nous informerons au préalable les employés et les bénévoles actuels des informations que nous recueillons, utilisons ou divulguons et des raisons pour lesquelles nous le faisons.
Quelles sont les informations personnelles des employés que nous collectons, utilisons et divulguons ?
Nous collectons, utilisons et divulguons les informations personnelles de nos employés aux fins suivantes :
déterminer l’admissibilité à un emploi ou à un travail bénévole, y compris la vérification des qualifications et des références
Établir les exigences en matière de formation et de développement
Évaluer les performances et gérer les problèmes de performance s’ils surviennent
gérer les salaires et les avantages sociaux (employés rémunérés uniquement)
Traiter les réclamations des employés liées au travail (par exemple, les avantages sociaux, l’indemnisation des travailleurs, les réclamations d’assurance) (employés rémunérés uniquement)
Respecter les exigences des organismes de financement (par exemple, les subventions de la loterie)
Respecter les lois applicables (par exemple, la loi de l’impôt sur le revenu du Canada, le code des normes d’emploi de l’Alberta).
Nous ne recueillons, n’utilisons et ne divulguons que la quantité et le type d’informations personnelles concernant les employés qui sont raisonnablement nécessaires pour atteindre les objectifs susmentionnés. Voici une liste des informations personnelles des employés que nous pouvons collecter, utiliser et divulguer pour atteindre ces objectifs.
Informations de contact telles que votre nom, votre adresse personnelle et votre numéro de téléphone
Vérification des antécédents criminels
Informations relatives à l’emploi ou au bénévolat, telles que votre curriculum vitae (y compris votre formation, vos antécédents professionnels et vos références), les informations sur les références et les notes d’entretien, les lettres d’offre et d’acceptation d’emploi, les formulaires de reconnaissance de la politique, les informations de vérification des antécédents, les évaluations des performances sur le lieu de travail, les contacts en cas d’urgence, etc.
Informations sur les prestations, telles que les formulaires relatifs aux demandes ou aux modifications des prestations de santé et d’assurance, y compris les soins médicaux et dentaires, l’assurance-vie, l’invalidité à court et à long terme, etc.
Informations financières, telles que les informations relatives au dépôt des chèques de paie et les informations fiscales, y compris les numéros d’assurance sociale (employés rémunérés uniquement).
d’autres informations personnelles requises dans le cadre de notre relation d’emploi ou de bénévolat.
Nous informerons nos employés et nos bénévoles de toute nouvelle fin à laquelle nous recueillerons, utiliserons ou divulguerons les informations personnelles des employés, ou nous obtiendrons votre consentement, avant ou au moment de la collecte des informations.
Nous obtiendrons votre consentement pour recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels à des fins non liées à la relation d’emploi ou de bénévolat (par exemple, pour vous fournir des informations sur notre programme de charité sur le lieu de travail).
Quelles informations fournissons-nous pour les références en matière d’emploi ou de bénévolat ?
Dans certains cas, après la fin de votre emploi ou de votre relation de bénévolat avec nous, nous serons contactés par d’autres organisations qui nous demanderont de fournir des références pour vous. Nous avons pour principe de ne pas divulguer d’informations personnelles sur nos employés et nos bénévoles à d’autres organisations qui demandent des références sans leur consentement. Les informations personnelles que nous fournissons normalement dans le cadre d’une référence sont les suivantes :
la confirmation qu’une personne était un employé ou un bénévole, y compris le poste et la période d’emploi ou de bénévolat
des informations générales sur les fonctions d’un individu et des informations sur la capacité de l’employé ou du bénévole à remplir ses fonctions et à réussir dans le cadre de son emploi ou de sa relation de bénévolat.
Comment protégeons-nous les informations personnelles ?
Nous faisons tous les efforts raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles sont exactes et complètes. Nous comptons sur les individus pour nous informer de toute modification de leurs informations personnelles susceptible d’affecter leur relation avec notre organisation. Si vous avez connaissance d’une erreur dans les informations vous concernant, veuillez nous en informer et nous la corrigerons sur demande dans la mesure du possible. Dans certains cas, nous pouvons demander une demande écrite de correction.
Nous protégeons les informations personnelles d’une manière adaptée à leur degré de sensibilité. Nous faisons tout ce qui est raisonnablement possible pour empêcher la perte, l’utilisation abusive, la divulgation ou la modification des informations personnelles, ainsi que tout accès non autorisé à ces informations.
Nous appliquons des mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des informations personnelles, notamment en déchiquetant les documents papier et en supprimant définitivement les documents électroniques.
Nous ne conservons les informations personnelles qu’aussi longtemps qu’il est raisonnable de le faire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou pour des raisons juridiques ou commerciales.
Accès aux dossiers contenant des informations personnelles
Toute personne a le droit d’accéder à ses propres renseignements personnels contenus dans un dossier dont CanRMT a la garde ou le contrôle, sous réserve de certaines exceptions. Par exemple, les organisations sont tenues, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de refuser de donner accès à des renseignements qui révéleraient des renseignements personnels sur une autre personne.
Si nous refusons une demande en tout ou en partie, nous fournirons les raisons de ce refus. Dans certains cas où des exceptions à l’accès s’appliquent, nous pouvons ne pas divulguer ces informations et vous fournir le reste du dossier.
Vous pouvez demander l’accès à vos informations personnelles en écrivant à Mark-James McDougall. Vous devez fournir suffisamment d’informations dans votre demande pour nous permettre d’identifier les informations que vous recherchez.
Vous pouvez également demander des renseignements sur l’utilisation que nous faisons de vos renseignements personnels et sur toute divulgation de ces renseignements à des personnes extérieures à notre organisation. En outre, vous pouvez demander la correction d’une erreur ou d’une omission dans vos informations personnelles.
Nous répondrons à votre demande dans un délai de 45 jours calendaires, à moins qu’un délai supplémentaire ne vous soit accordé. Nous pouvons facturer des frais raisonnables pour fournir des informations, mais pas pour les corriger. Nous ne facturons pas de frais lorsque la demande concerne des informations personnelles sur les employés. Nous vous informerons des frais éventuels avant de commencer à traiter votre demande.
Questions et plaintes
Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels par CanRMT, ou au sujet d’une demande d’accès à vos propres renseignements personnels, veuillez communiquer avec Mark-James McDougall.
Si vous avez des questions au sujet de la présente politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter
Par courrier électronique : contact@CanRMT.ca